こんにちは！Reijiです。
今回は社会人なら必ず聞いたことがある「報連相」について紹介します。ただ紹介するのではなく、「報連相」を使いこなせるためにどういうことをしたらいいのかを紹介いたします。
もくじ
報連相とは何？
報連相は「報告」「連絡」「相談」の3つを略した言葉になります。
なぜ報連相が必要になるのか。
それは仕事をする際にあなたに与えられたミッションを「ミスなく・納期までに終わらせる」ための確認動作になります。簡単にいうと上司・先輩との仕事上での必須コミュニケーションになります。
報連相は新卒の方だけでなく、何年も働いてる社会人のみなさんにも必要なものになります。
仕事で必ず使う報連相ですが、使えていない人も多くいます。
私も使えず上司・先輩にたくさん怒られてきました。
今日から使える報連相を使いこなす方法をお伝えいたします。
報告
報告とは何か？
上司・先輩などから指示を受けた仕事・業務に対しての進捗状況・結果などを伝えることです。
報告とは行っている業務の進捗を伝えるコミュニケーションになります。それは指示を出した上司・先輩などが進捗だけでなく、行っている業務の方向性のチェックもできます。
もし間違った方向で進めていた場合に修正をすることができるので大きなミスを止める役割になります。
報告は報連相の中でも一番重要なものと考えています。
報告をしないことで起こるミスとは？
- 上司・先輩が求めていたものと違うものが完成される。
- 自分で決めて進めることで時間だけが過ぎてしまう。
- 納期に間に合わなくなる。
- トラブルが大きくなってしまう。
上記以外にも起こることはあると思います。
報告はあなた自身を監視しているのではなく、進め方、時間短縮・納期厳守・トラブル回避をするために使用するのです。
私自身もすべて完璧に進めてやろうと意気込んでやっていました。しかし事々く失敗し上司に迷惑をかけることが多かったのが思い出です。
報告ミスをしない方法とは？
報告ミスをしない方法は・・・「上司・先輩が嫌がるくらい報告する」ことです。
自分の力量もそうですが、しっかりと仕事を進めるために細かく報告をしていきます。その中で自分のルールを決めていきます。
- 業務の段取表を作成し、どこで報告をするかチェックする。
- 5分考えてわからないものはすぐ報告する。
- ミスをしたらすぐ報告する。
業務を始める前にルールを決めておくとブレることが無くなりますので、ぜひルールを決めて進めてみてください。
連絡
連絡とは何か？
連絡の目的は、事実の共有になります。 個人の感想ではなく事実（＝情報）を仕事に絡むメンバーに共有をします。
例えば、「担当者が変更になります」や「新しい商品が発表になりました」と行った内容になります。普段仕事でしている情報共有と考えるとわかりやすいと思います。
連絡をしないことで起こるミスは？
仕事に大きな影響を与えることは少ないとは思いますが、会社、自分自身の評価を下げることが大きいかと思います。
例えば 担当者が変わったのを社内に連絡しないことで、同僚が前任に連絡をしてしまい、〇〇さん（あなた）は担当変更の連絡したのに共有してないのかな？と言った不信感が生まれる可能性があります。長期的にみて会社・あなたにダメージを与える可能性もあります。
連絡ミスをしない方法
関係者が見れるメールアドレス（共有アドレス）・社内ツールでの連絡と口頭での共有がいいと思います。
そうすることで聞いていない、見ていないなどを避けることができます。何よりも自分自身が忘れないのでおすすめです。
相談
相談とは何か？
相談は個人的に判断に迷ったり、決断できない際に、上司や周囲の関係者に意見を求める事です。
仕事をしていく中で、多く使うものです。
- 進め方がわからなくなった。
- 判断があっているのか確認したい。
といった仕事を進める中で悩んだことは相談して解決していきましょう。
相談で起こるミスは？
相談で起こるミスはどう判断してほしいのかが伝わらない点です。
特にあなたが何を考えてどう判断してほしいのかを考えてこないことです。
- 何を判断してほしいのか、自分自身がわかっていない。
- 自分自身がどう判断したいのか考えていない。
- すべて丸投げしてしまう。
相談しているのに相談される側に質問、相談されては意味がありません。そのために情報をまとめておきましょう。
相談でミスをしない方法
- 1度自分自身に質問をしてみて、何を伝えたいのか、どのような答えが欲しいのかを確認しましょう。
- 自分自身はどう考えているのかを確認しましょう。
- 最終的に相談相手にどう判断してほしいのかを考えて伝えましょう。
相談をする際によく言われるのは、それでどうしたいの？という言葉です。
自分自身がどうしたいのか、どのようなアドバイスが欲しいのかというのを持っておかないといけません。上司・先輩は忙しいので適格に答えをもらえる形を作りましょう。
まとめ
今回は 仕事で必ず使う報連相を使いこなすための方法について書かせていただきました。
報連相は文面をみただけだとかんたんにみえるものです。しかし面倒と思ったり、あとでやろうと考えてしまうとそれが後手になり大きなミスに繋がってしまう可能性があります。
社会人の基礎と言われておりますが、社内でもできない人も多いので、理解をして自分のものにしてミスなく業務を進め、あなた自身のレベルアップにつなげてください。
